Denna rapport har upprättats i enlighet med den svenska koden för bolagsstyrnings reglel i 10.5, och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen.
Eftersom bolaget är börsnoterat i USA gäller kraven i Sarbanes-Oxley Act beträffande införande och vidmakthållande av interna kontroller samt utvärdering av hur väl den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen fungerar. Bolaget har infört noggranna kontroller, dokumentation och tester i enlighet med COSO-ramverket för intern kontroll, utgivet av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, för att säkerställa att kraven uppfylls. Bolagsledningens rapport enligt Sarbanes-Oxley Act kommer att ingå i Ericssons 20 F-rapport som lämnas till den amerikanska finansinspektionen Securities and Exchange Commission (SEC). Under 2008 har bolaget fortsatt att arbeta med utformningen och tillämpningen av sina kontroller för finansiell rapportering för att göra dem effektivare.
Intern kontroll av den finansiella rapporteringen
Ericsson har integrerat riskhantering och intern kontroll i sina affärsprocesser. Enligt COSO:s ramverk består den interna kontrollen av följande komponenter: kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation, samt uppföljning.
Kontrollmiljö
Bolagets interna kontrollstruktur bygger på arbetsfördelningen mellan styrelsen och dess kommittéer och den verkställande direktören och koncernchefen, samt ett ledningssystem baserat på:
- Bolagets organisation och sätt att bedriva verksamhet, med tydligt definierade roller och ansvarsområden och delegering av befogenheter.
- Styrande dokument, t ex riktlinjer och direktiv, inklusive en kod för affärsetik.
- Flera tydligt definierade planerings-, drift- och stödprocesser.
De väsentligaste delarna av kontrollmiljön när det gäller den finansiella rapporteringen behandlas i styrande dokument och processer rörande redovisning och finansiell rapportering. Dessa styrande dokument uppdateras regelbundet vid ändringar av t ex lagstiftning, redovisningsstandarder eller noteringskrav, såsom IFRS och den amerikanska Sarbanes-Oxley Act. Processerna omfattar särskilda kontroller som ska utföras för att se till att rapporterna är av hög kvalitet.
Riskbedömning
Risker i samband med den finansiella rapporteringen innefattar bedrägeri och förlust eller förskingring av tillgångar, otillbörligt gynnande av annan part på bolagets bekostnad och andra risker som rör väsentliga felaktigheter i redovisningen, t ex avseende bokföring och värdering av tillgångar, skulder, intäkter och kostnader eller avvikelser från upplysningskrav. Identifierade typer av risker motverkas genom en tydlig ansvars- och arbetsfördelning i bolagets affärsprocesser och genom en lämplig beslutsordning som innebär att det krävs ett särskilt godkännande av viktiga transaktioner. Riktlinjer och direktiv för redovisning och rapportering omfattar områden av särskild betydelse för att främja korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning.
Kontrollaktiviteter
I bolagets affärsprocesser ingår finansiella kontroller avseende godkännande och redovisning av affärstransaktioner. I boksluts- och rapporteringsprocessen finns kontroller, bl a vad gäller redovisning, värdering och upplysningskrav samt beträffande tillämpningen av väsentliga redovisningsprinciper och uppskattningar i såväl enskilda dotterbolag som på koncernnivå. Alla juridiska personer, affärsenheter och marknadsenheter inom Ericsson har egna ekonomichefer som deltar i planeringen och utvärderingen av sina enheters resultat. Den regelbundna analysen av deras respektive enheters finansiella resultat omfattar betydande poster som tillgångar, skulder, intäkter, kostnader och kassaflöde. Tillsammans med den analys som görs av koncernredovisningen på koncernnivå bidrar denna viktiga del av den interna kontrollen till att se till att den finansiella rapporteringen inte innehåller några väsentliga fel.
När det gäller den externa finansiella rapporteringen säkerställer en av koncernledningen tillsatt kommitté för finansiell informationsgivning (Disclosure Committee) att alla upplysningskrav är tillgodosedda.
Bolaget har infört kontroller för att säkerställa att den finansiella rapporteringen sker i enlighet med IFRS. För att se till att Ericssons koncernchef och finanschef kan bedöma den interna kontrollens effektivitet på ett sätt som uppfyller kraven i Sarbanes-Oxley Act dokumenterar bolaget också noggrant de interna kontrollerna av redovisning och finansiell rapportering, samt uppföljningen av kontrollernas genomförande och resultat. En granskning av graden av väsentlighet med avseende på den finansiella rapporteringen har lett till att det har införts detaljerade processkontroller och noggrann dokumentation i nästan alla dotterbolag. Bolaget har även infört allmänna kontroller i alla dotterbolag avseende deras kontrollmiljö och efterlevnad av riktlinjer och direktiv för den finansiella rapporteringen. För att se till att redovisnings- och rapporteringsprocesserna är effektiva och standardiserade har bolaget inrättat flera gemensamma servicecentra som utför redovisnings- och rapporteringstjänster för dotterbolag baserade på en gemensam IT-plattform med en gemensam kontotabell och gemensamma nyckeldata.
Information och kommunikation
Bolaget har informations- och kommunikationsvägar som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen, exempelvis genom att interna anvisningar och riktlinjer beträffande redovisning och finansiell rapportering, liksom regelbundna uppdateringar och meddelanden om ändringar av redovisningsprinciper, rapportering och krav på informationsgivning, görs tillgängliga och kända för berörd personal.
Dotterbolag och verksamhetsenheter lämnar regelbundet finansiella rapporter och rapporter om sin förvaltning till interna styrkommittéer och bolagsledningen, med analyser och kommentarer till finansiella resultat och risker. Styrelsen erhåller finansiella rapporter månatligen. Revisionskommittén har fastställt en ett förfarande för rapportering av överträdelser av regler som rör redovisning, intern kontroll och revisionsfrågor (s k ”whistle blower-procedure”).
Uppföljning
Vid varje styrelsesammanträde behandlas bolagets ekonomiska situation. Styrelsens olika kommittéer fyller viktiga funktioner när det gäller ersättningar, lån, investeringar, kundfinansiering, likviditetsförvaltning, finansiell rapportering och intern kontroll. Revisionskommittén och styrelsen granskar alla delårsrapporter och årsredovisningen före publicering. Revisionskommittén får även regelbundna rapporter från revisorerna. Revisionskommittén följer upp alla åtgärder som vidtas för att förbättra eller ändra kontrollerna.
Bolagets process för finansiell rapportering granskas årligen av bolagsledningen och utgör en grund för utvärderingen av det interna ledningssystemet och de interna styrande dokumenten för att säkerställa att dessa omfattar alla viktiga områden som rör den finansiella rapporteringen. Ledningen för gemensamma servicecentra kontrollerar löpande redovisningens kvalitet med hjälp av ett antal resultatindikatorer. Efterlevnaden av riktlinjer och direktiv följs också upp genom årliga självutvärderingar och skriftliga uttalanden om för redovisningen väsentliga uppgifter (representation letters) av chefer och ekonomichefer i alla dotterbolag och på affärs- och marknadsenheter. Bolaget har en internrevisionsfunktion som rapporterar direkt till Revisionskommittén och som genomför oberoende revisioner.
