Decreto Legislativo 231/01

INFORMATIVA AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 – REGOLAMENTO GENERALE SULLA PROTEZIONE DEI DATI, "GDPR" – CONNESSO ALLE SEGNALAZIONI

Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"), Ericsson Telecomunicazioni S.p.A. ("Società" o il "Titolare") fornisce di seguito l'informativa riguardante il trattamento dei dati personali dei Segnalanti, dei Segnalati e di tutti gli altri soggetti coinvolti nella Segnalazione – forniti dagli stessi e/o acquisiti presso terzi – nell'ambito delle attività descritte nel documento denominato “Canale Interno TEI”, raggiungibile tramite il link:https://www.ericsson.com/it/about-us/corporate-governance/code-of-ethics/reporting-compliance-concerns/eu-local-reporting-channel/italy-tei-local-reporting, disponibile anche nella sezione Corporate Governance/Code of Ethics del sito web della Società.   

1. Identità del Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Ericsson Telecomunicazioni S.p.A., con sede legale in Roma - 00118 Via Anagnina, 203.

2. Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer - DPO)

Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati, che può essere contattato al

seguente indirizzo email dpo-Italy@ericsson.com.

3. Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento

a. Finalità di legge – trattamento necessario per adempiere alla gestione delle Segnalazioni come disciplinate dal documento denominato “Canale Interno TEI”, o ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento ovvero per dare esecuzione ad una richiesta specifica delle autorità competenti.

I dati personali che la riguardano, raccolti nell’ambito del processo di gestione delle Segnalazioni, saranno trattati, senza la necessità del Suo consenso, in quanto la base giuridica del trattamento è rappresentata dall’ adempimento di un obbligo derivante da disposizioni di legge per la tutela di un interesse pubblico rilevante, come individuato anche dal D.lgs. 196/2003.

Inoltre, i dati personali raccolti potranno essere trattati per dare seguito a richieste da parte dell'autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge.

Ericsson tratterà i dati personali che la riguardano, direttamente forniti o altrimenti acquisiti nell’ambito del processo di Segnalazione, per le finalità strumentali e/o connesse alla gestione delle Segnalazioni da parte della Società, in accordo a quanto previsto dagli strumenti normativi interni, ivi incluse attività di accertamento ed indagini interne legate alla verifica delle condotte oggetto di Segnalazione, procedimenti disciplinari nei limiti di quanto consentito dalle norme applicabili al rapporto di lavoro. Come meglio illustrato nel documento denominato “Canale Interno TEI”, per segnalazione dovrà intendersi qualsiasi comunicazione ricevuta da Ericsson, avente ad oggetto comportamenti riferibili a Persone di Ericsson posti in essere in violazione (i) del Codice Etico, (ii) di leggi, regolamenti, provvedimenti delle Autorità, normative interne, Modello 231, comunque idonei ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo di immagine, ad Ericsson (“Segnalazione”).

Pertanto i dati personali che la riguardano saranno oggetto di trattamento nella misura in cui Lei effettui una segnalazione nominativa oppure nel caso in cui sia oggetto di segnalazione o ancora qualora rientri nel processo di gestione della segnalazione per motivi di operatività della stessa.

Il trattamento riguarderà tutte quelle operazione necessarie per:

• l’esecuzione delle attività di ricezione, analisi, accertamento e archiviazione della Segnalazione, nonché per instaurare eventuali provvedimenti disciplinari o altrimenti adottare misure e altri provvedimenti adeguati da valutarsi caso per caso;
• per esigenze di controllo interno di Ericsson e di monitoraggio dei rischi aziendali.

I dati – necessari e strumentali ai fini della corretta gestione della Segnalazione – saranno trattati anche con strumenti elettronici, registrati in apposite banche dati, e utilizzati strettamente ed esclusivamente per le finalità indicate.

b. Difesa di un diritto in sede giudiziaria

In aggiunta, i Suoi dati personali saranno trattati ogniqualvolta risulti necessario al fine di accertare, esercitare o difendere un diritto o un interesse legittimo del Titolare o di altre società rientranti nel perimetro di controllo Ericsson o di un terzo in ogni sede competente.

c. Interesse legittimo del Titolare

Il Titolare potrà trattare, senza il Suo consenso, i Suoi dati personali nelle seguenti ipotesi:

• ai fini dello svolgimento di verifiche interne/audit volte all'accertamento della possibile commissione di atti illeciti/frodi e/o di presunte violazioni di obblighi anche connessi al rapporto di lavoro di cui l'azienda sia venuta a conoscenza, anche tramite Segnalazioni, in conformità alla normativa aziendale e nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa a protezione dei dati personali e da quella lavoristica. A questo riguardo e nel rispetto della normativa applicabile ed in coerenza con quanto previsto dagli strumenti normativi aziendali in materia di assegnazione ed utilizzo di risorse ICT ad uso individuale, Le evidenziamo che i dati personali eventualmente presenti in messaggi di posta elettronica contenuti nella casella/e aziendale/i a Lei assegnata/e in uso, nonché sulle dotazioni tecnologiche aziendali messe a Sua disposizione per finalità lavorative potranno essere trattati ai fini dello svolgimento di verifiche interne/audit nel contesto del processo di gestione delle Segnalazioni;
• per la prevenzione di frodi finalizzata ad una maggior protezione dei dati anche attraverso l’ottimizzazione e l’efficientamento dei processi gestionali aziendali e amministrativi interni forniti centralmente.

Resta inteso che saranno oggetto di trattamento per le predette finalità esclusivamente i dati necessari, e ove adeguato rispetto alle finalità illustrate, il trattamento sarà realizzato in forma aggregata/anonima.

Il Titolare assicura infatti che il Trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato nel rispetto dei principi generali sul Trattamento e, in particolare, a quelli di necessità, proporzionalità, pertinenza e non eccedenza, in conformità a quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali. In attuazione dei predetti principi, Ericsson, nella gestione della Segnalazione sceglierà le modalità meno pregiudizievoli per i diritti dell’Interessato, privilegiando l’omissione dei dati personali presenti nei documenti, laddove l’esigenza istruttoria possa essere raggiunta senza implicare il trattamento dei dati personali.

Il Trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato «nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale […]», ivi inclusi il diritto alla reputazione, all’immagine, al nome, all’oblio, nonché i diritti inviolabili della persona di cui agli artt. 2 e 3 della Costituzione.

4. Tipologie di dati trattati

La Società potrà trattare diverse categorie di dati personali sia in quanto fornite direttamente dal Segnalante che comunque acquisite nel contesto della gestione delle Segnalazioni. Il trattamento dei dati potrebbe anche riguardare, oltre che dati personali comuni, anche particolari categorie di dati ai sensi dell’art 9 del GDPR (ad esempio informazioni idonee a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale) o dei dati personali relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 del GDPR. Tali dati saranno trattati esclusivamente ove risulti strettamente necessario al fine di gestire la Segnalazione, in ossequio ai principi di proporzionalità e necessità e qualora reputati irrilevanti e non pertinenti rispetto alla Segnalazione, gli stessi non saranno più oggetto di ulteriore trattamento.

5. Destinatari dei dati personali

Per il perseguimento delle finalità indicate al punto 3, il Titolare potrà comunicare i dati personali a soggetti terzi, quali, ad esempio, quelli appartenenti alle seguenti categorie:

• forze di polizia, forze armate ed altre amministrazioni pubbliche, per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria;
• laddove interessate alla valutazione della Segnalazione organismi di controllo /di vigilanza di Ericsson Telecomunicazioni p.a., ovvero di società controllate o collegate ai sensi dell'articolo 2359 del codice civile, variamente denominati;
• laddove interessate alla valutazione della Segnalazione, società, enti o associazioni, ovvero società controllanti, controllate o collegate ai sensi dell'articolo 2359 del codice civile, ovvero tra queste le società sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanee di imprese e con i soggetti ad essi aderenti, limitatamente agli aspetti di loro competenza;
• ove necessario e nel rispetto dei principi di proporzionalità e non eccedenza alla società di auditing/revisione ed a altre società contrattualmente legate al Titolare che svolgono, a titolo esemplificativo, attività di consulenza, supporto alla prestazione dei servizi etc.

Il Titolare garantisce la massima cura affinché la comunicazione dei Suoi dati personali ai predetti destinatari riguardi esclusivamente i dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.

I Suoi dati personali saranno trattati da parte di personale autorizzato del Titolare. A questi ultimi saranno fornite apposite istruzioni sulle modalità e finalità del trattamento. Infine, Le ricordiamo che i Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.

6. Trasferimento dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo

Nell'ambito della gestione delle Segnalazioni, per alcune delle finalità indicate al punto 3, i Suoi dati personali potranno essere trasferiti fuori dallo Spazio Economico Europeo, anche mediante l'inserimento in database condivisi e/o gestiti da terze società facenti parte o meno del perimetro di controllo Ericsson. La gestione del database ed il trattamento di tali dati sono vincolati alle finalità per cui sono stati raccolti ed avvengono nel massimo rispetto degli standard di riservatezza e sicurezza di cui alle leggi sulla protezione dei dati personali applicabili.

Tutte le volte in cui i Suoi dati personali dovessero essere oggetto di trasferimento internazionale al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il Titolare adotterà ogni misura contrattuale idonea e necessaria per garantire un adeguato livello di protezione dei Suoi dati personali in accordo con quanto indicato all'interno della presente Informativa sul trattamento dei dati personali, incluse, tra le altre, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea.

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire a Ericsson la tutela dei diritti ed interessi legittimi propri o di terzi (es. difesa in giudizio).

8. Diritti degli interessati

In qualità di interessato, le sono riconosciuti, nei limiti individuati dalle disposizioni di legge, i seguenti diritti sui dati personali raccolti e trattati dal Titolare.

a. Diritto di accesso

Lei ha il diritto di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguarda e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie di dati personali in questione; (iii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; (iv) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; (v) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo.

Resta inteso che, sarà sempre tutelata la riservatezza del segnalante la cui identità non sarà mai rivelata al segnalato, salvo i casi previsti dalla legge, al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, discriminazioni ecc. dirette o indirette nei suoi confronti per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla Segnalazione. Tale principio non potrà essere garantito nel caso di Segnalazione Illecita (per tale intendendosi quella segnalazione che dagli esiti della fase istruttoria si rilevi non fondata sulla base di elementi oggettivi, e rispetto alla quale le circostanze concrete accertate nel corso della stessa istruttoria consentano di ritenere che sia stata fatta in malafede e con grave negligenza).

b. Diritto di rettifica e cancellazione

Nei casi previsti dalle applicabili disposizioni di legge, l’interessato può esercitare il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano nonché, tenuto conto delle finalità del trattamento, il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Ha altresì il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che la riguardano se sussiste uno dei seguenti motivi: (i) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; (ii) i dati sono trattati illecitamente; (iii) ha revocato il consenso in base al quale il Titolare aveva il diritto di trattare i Suoi dati e non vi è altro fondamento giuridico che consente al Titolare l'attività di trattamento; (iv) si è opposto all'attività di trattamento e non c'è un motivo legittimo prevalente; (v) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale.

La Società ha tuttavia il diritto di disattendere l'esercizio dei suddetti diritti di cancellazione se prevale il diritto alla libertà di espressione e di informazione ovvero per l'esercizio di un obbligo di legge, per difendere un proprio diritto in giudizio o per l’interesse legittimo del Titolare.

c. Diritto alla portabilità dei dati

Lei ha diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile i Suoi dati personali forniti alla Società e da questa trattati in base al consenso, al contratto o in caso di trattamenti effettuati con mezzi automatizzati.

d. Diritto alla limitazione del trattamento

Lei ha il diritto di ottenere dalla Società la limitazione del trattamento quando: (i) per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza dei dati di cui l’interessato ha contestato l'esattezza; (ii) in caso di trattamento illecito dei dati personali; (iii) anche se i Suoi dati personali non sono necessari per le finalità del trattamento, l’interessato ha la necessità che vengano trattati per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (iv) per il periodo necessario alla verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto alla Sua richiesta di opposizione al trattamento.

Ericsson si riserva la facoltà di limitare o ritardare l’esercizio di detti diritti, conformemente a quanto stabilito dalle applicabili disposizioni di legge laddove sussista il rischio che dall'esercizio dei propri diritti da parte di un interessato possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante e che si possa compromettere la capacità di verificare Informativa Privacy efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere le prove necessarie. In nessuna circostanza il Segnalato, o terzi soggetti, potranno esercitare i propri diritti di accesso per ottenere informazioni sull’identità del Segnalante, salvo che quest’ultimo abbia effettuato una Segnalazione Illecita.

Lei può esercitare i diritti sopra elencati inviando un'e-mail all'indirizzo di posta elettronica: tei.whistleblower@ericsson.como, oppure scrivendo al responsabile per la protezione dei dati dpo-italy@ericsson.com.

Le viene inoltre garantito il diritto di rivolgersi all'autorità per la protezione dei dati competente in caso di trattamento illecito dei Suoi dati.